Koszty Uzyskania Przychodu w PIT 2025 – Przewodnik po odliczeniach i optymalizacji podatkowej

Koszty uzyskania przychodu stanowią jeden z fundamentalnych aspektów, które mają wpływ na wysokość dochodu, od którego obliczany jest podatek dochodowy w ramach rocznego rozliczenia PIT. W 2025 roku przepisy dotyczące tych kosztów nie uległy istotnym zmianom, ale dla osób prowadzących działalność gospodarczą lub uzyskujących dochody z różnych źródeł, są one kluczowe w kontekście optymalizacji podatkowej. W poniższym artykule szczegółowo omówimy, czym są koszty uzyskania przychodu, jak je obliczyć oraz jakie wydatki można uwzględnić w deklaracji PIT 2025.

Definicja kosztów uzyskania przychodu - Rozliczenie PIT 2025 

Koszty uzyskania przychodu to wydatki ponoszone przez podatnika w związku z generowaniem przychodu. Są to wszelkie koszty, które są niezbędne do uzyskania przychodu lub do jego utrzymania. Koszty te obniżają podstawę opodatkowania, co w efekcie prowadzi do zmniejszenia wysokości podatku dochodowego. Dla osób fizycznych, które składają PIT na zasadach ogólnych (takich jak PIT 37 czy PIT 36), koszty te pomniejszają przychód, co wpływa na obliczenie dochodu, a następnie na obliczenie należnego podatku.

Wydatki, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w PIT 2025

Koszty uzyskania przychodu w PIT 2025 mogą obejmować szeroki wachlarz wydatków związanych z działalnością zawodową, pod warunkiem, że są one bezpośrednio związane z uzyskaniem przychodu. Poniżej przedstawiamy przykłady kosztów, które mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu:

Koszty Uzyskania Przychodu dla Pracowników 

Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę mogą skorzystać z tzw. standardowych kosztów uzyskania przychodu, które wynoszą:

• 250 zł miesięcznie (co daje 3000 zł rocznie) – dla pracowników, którzy nie wykonują pracy w miejscowości, w której mają swoje stałe miejsce zamieszkania.
• 300 zł miesięcznie (co daje 3600 zł rocznie) – dla pracowników wykonujących pracę w miejscowości oddalonej od miejsca zamieszkania o więcej niż 30 km.

Te koszty są automatycznie uwzględniane przez pracodawcę przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy. W przypadku, gdy pracownik ponosi dodatkowe wydatki związane z wykonywaną pracą (np. koszty dojazdu do pracy), może je również uwzględnić w swoim rocznym rozliczeniu PIT.

Koszty Uzyskania Przychodu w Działalności Gospodarczej

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność gospodarczą, mają szersze możliwości odliczenia kosztów uzyskania przychodu. Wśród wydatków, które można zaliczyć do tych kosztów, znajdują się między innymi:

• Zakup towarów i materiałów – koszty związane z zakupem towarów i materiałów, które są niezbędne do prowadzenia działalności. 
• Wynagrodzenia pracowników – wydatki związane z płacami, składkami ZUS oraz innymi świadczeniami pracowniczymi. 
• Koszty wynajmu lokalu – wydatki na wynajem biura lub lokalu użytkowego. 
• Koszty eksploatacyjne – obejmują m.in. opłaty za energię, internet, telefon. 
• Amortyzacja środków trwałych – przedsiębiorcy mogą odliczać koszty związane z amortyzacją posiadanych środków trwałych, takich jak samochody, komputery czy maszyny. 
• Wydatki na szkolenia i kursy zawodowe – koszty związane z podnoszeniem kwalifikacji, które są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością. 
• Zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania – wydatki na sprzęt wykorzystywany w działalności gospodarczej.

Koszty uzyskania przychodu z wynajmu nieruchomości 

W przypadku uzyskiwania dochodów z wynajmu nieruchomości, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu następujące wydatki:

• Amortyzacja nieruchomości – odpisy amortyzacyjne, które zmniejszają dochód uzyskany z wynajmu.
• Koszty napraw i remontów – wydatki na utrzymanie nieruchomości w dobrym stanie.
• Opłaty za media i inne usługi – koszty związane z opłatami za wodę, prąd, gaz czy ubezpieczenie nieruchomości. 

Inne koszty uzyskania przychodu

Do innych kosztów uzyskania przychodu zalicza się:

• Koszty dojazdu do pracy – jeżeli pracownik dojeżdża do miejsca pracy z miejscowości oddalonej o więcej niż 30 km, może odliczyć koszty związane z dojazdem, takie jak paliwo czy bilety komunikacji miejskiej. 
• Składki na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne – przedsiębiorcy, którzy opłacają składki na ZUS, mogą traktować je jako koszt uzyskania przychodu.

Wpływ Kosztów uzyskania przychodu na kwotę wolną od podatku 

Koszty uzyskania przychodu mają istotny wpływ na wysokość dochodu, który podlega opodatkowaniu. Im wyższe koszty, tym niższy dochód do opodatkowania, co skutkuje niższym podatkiem dochodowym. Warto również pamiętać, że po odliczeniu kosztów uzyskania przychodu, należy jeszcze uwzględnić kwotę wolną od podatku (w 2025 roku wynosi ona do 30 000 zł dla osób rozliczających się na zasadach ogólnych). Dzięki temu podatnik może zapłacić mniejszy podatek dochodowy lub uzyskać zwrot nadpłaconego podatku.

Jak obliczyć koszty uzyskanie przychodu w PIT 2025? 

Żeby obliczyć koszty uzyskania przychodu, należy zacząć od zebrania wszystkich dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, takie jak faktury, rachunki czy umowy. Następnie, należy je odpowiednio sklasyfikować i uwzględnić w formularzu PIT (np. PIT 37, PIT 36 czy PIT 28). Koszty te pomniejszają uzyskany dochód, a w efekcie obniżają wysokość należnego podatku dochodowego.

Podsumowanie - Koszty uzyskania przychodu – Urząd Skarbowy PIT 2026 

Koszty uzyskania przychodu stanowią kluczowy element rozliczenia PIT 2025, który umożliwia obniżenie podstawy opodatkowania oraz znaczne zmniejszenie wysokości płaconego podatku dochodowego. Ważne jest, aby odpowiednio udokumentować wydatki związane z uzyskiwaniem przychodu i uwzględnić je w rocznym rozrachunku podatkowym. Pamiętaj, że w zależności od formy zatrudnienia, różnią się zasady obliczania kosztów uzyskania przychodu, dlatego warto zapoznać się z aktualnymi przepisami, aby uniknąć pomyłek w rozliczeniu.

Twój podatek ma moc! Przekaż 1,5% na Akademię Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa, wpisując w PIT numer KRS 0000318482. Wspieraj z nami polską mikroprzedsiębiorczość.
 

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych  (t.j. Dz. U. z 2025 r. z późn. zm.)

r.pr. Anna Mierzejewska - radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie. Prowadzi Kancelarię Radcy Prawnego, współpracując z zespołem składającym się z radców prawnych, adwokatów i aplikantów. Doświadczenie zawodowe zdobywała w renomowanych kancelariach prawnych, świadcząc pomoc prawną zarówno na rzecz przedsiębiorców, jak i osób fizycznych.

Specjalizuje się w obsłudze prawnej przedsiębiorców, fundacji i stowarzyszeń, a także klientów indywidualnych. Zajmuje się m.in. doradztwem w zakresie obowiązków podatkowych, ulg i rozliczeń rocznych, w tym rozliczeń PIT. Współpracuje również z doradcą podatkowym w celu zapewnienia klientom bezpiecznych i zgodnych z prawem rozwiązań.

Prowadzi zajęcia dydaktyczne z zakresu prawa na Uniwersytecie VIZJA w Warszawie, dzieląc wiedzą praktyczną ze studentami.